经过前两期的介绍，我们可以对公益慈善组织档案工作的概念、对象和方式有了大致的认识，也对档案保存存续的具体标准与操作细节有了一定的了解。当我们找到一个合适的场所，有了充足的人手，并制定了适宜的档案储存规范后，如何着手管理海量的档案，使之得到有序的保存和高效的利用呢？让我们回到档案本身，从档案整理的原则开始说起：

公益慈善组织进行历史档案整理工作时一般基于两个原则：“来源”（provenance）和“原始顺序”（original order）。为了更好地理解档案管理工作，我们将对档案的两大原则进行简单介绍，以便档案工作者了解档案是如何产生的、是在何处产生的以及是如何组织有序的，从而采取更合适的措施保管档案。

来源为我们了解档案收藏的内容和历史提供了重要的背景信息。它是指与一组记录或其中单件记录有关的所有权更替史。这包括记录创建者与每一位后续所有者的关系，以及这些记录之间的关系。保护这些相互关系至关重要，因为它们能够证明这些记录在成为档案的一部分之前，是由谁创建和使用、以及如何被创建和使用的。

指的是要按照档案最初创建或使用的顺序进行保存。在处理档案时，必须清楚这一原则，以便保留档案的原始顺序。根据原始顺序，档案管理人员能够保护记录的真实性，并提供关于记录是如何被创建、保存和使用的基本信息。若有时因处理不当或重新整理等原因打乱了原始顺序，很有可能会影响档案的完整性和真实性。

与出版物不同，档案记录本身一般并不被理解为单独的存在。它们的意义来自于它们与其他记录之间的关系，以及与创建和使用它们的人或组织之间的关系。档案的登记或编目就是为了更好地体现和保存这些关系。

对档案进行详细编目的过程虽然耗时，但极具价值。许多档案馆都有大量积压的材料有待编目。编排档案时，我们可以对档案进行“物理控制”和“知识管理”。档案物理控制阶段，指的是以档案“文献”管理为主要对象，以手工方式对档案进行整序、编撰、通过经验对重要档案进行保护，有限制的利用服务等档案管理模式。档案知识管理阶段，强调档案的管理、档案信息的广度和开发以及对档案信息的全过程管理（李明贤，2002）。当你对外提供访问权限时，档案编目可以快速向访问者提供信息，同时起到保护档案的作用（因为你可以知道自己拥有什么，以及可以提供什么）。编目类似于商店或仓库中的库存控制，货物和资产在接收、储存和提供给消费者时都会经过登记和管理。

并非所有档案都适合提供给公众实时查阅，对公益慈善组织来说，档案访问的管理不当会对声誉造成极大风险。若档案中包含有关在世人员的个人信息或因其他原因而需要保密的信息，则需要限制这些信息的访问途径。最好不要提供可能受到限制或者需要保密的争议信息。在英国，关于如何处理信息，可参考1998年颁布的《数据保护法案》。

妥善的管理和访问程序的设置能够降低档案的安全风险。档案管理人员需要始终监测访问者，并为他们提供基本的指导。若公益慈善组织设有阅览室，也需要限制访问者可携带的物品。这方面信息可以参考“英国国家档案馆的规定”和“关于阅览室的更多规定”。

有效管理当前的记录有助于未来档案的创建，这一点至关重要，尤其在处理需要主动管理才能保持可访问性的数字档案时。现有记录管理是在创建记录并将其用作当前活动和业务流程的一部分时，对其进行控制。这些记录后续会被挑选后进行长期存档。记录管理的最佳做法需要基于包括政策、程序、系统、流程和行为在内的全面支持。理想情况下，在这些政策、程序、系统和流程的指导下，公益慈善组织的所有部门都能有效地参与到记录的处理和维护当中。这能够确保行动和决策的可靠证据得到保存，并在需要时可供参考和使用，同时确保公益慈善组织对其关键资产之一（即档案记录）的有效管理，并从中受益。

公益慈善组织内不同级别都需要进行记录管理。在个人和局部层面，就是对日常工作的充分记录，包括归档信件、政策和其他重要文件，管理电子邮件，以及作会议记录等；并保证这些记录在需要时能够被调取。对规模较大的组织来说，可以选择雇佣专业的工作人员或团队承担档案管理的任务。但无论记录保存的规模如何，背后基于的管理原则是一样的。

本期内容我们由档案的两大原则出发，介绍了处理档案的基本原则、档案间关系的维护以及现有档案的管理。我们不难发现，档案的来源、顺序以及档案间的联系往往包含着丰富而有价值的信息，跟档案本身有着同等重要的价值。下一期内容，我们将了解档案管理，特别是数字文档管理政策的制定，档案归档、处置方法，以及相关资料获得来源和相关案例分析。欢迎点击下图，订阅本专题。